Как провести внутренний аудит делопроизводства

Представляет собой внутренний аудит делопроизводства анализ деятельности компании в сфере обеспечения управления. Проводится он исключительно самостоятельно силами самой организации. Во внутренний аудит входит проверка документации на соответствие законодательству нашего государства и внутренним локальным актам, а также проверка организации работы с документами. Ну и предлагаем Вам  перейти на сайт для подготовки аудиторов — DL Services Group,

Основной целью, которую преследует внутренний аудит, является соблюдение требований законодательства, стандартов профессиональной деятельности и нормативных актов сотрудниками компании. В законодательстве не указывается периодичность и обязательность для делопроизводства аудиторской проверки, однако самостоятельно его проводить целесообразно в случае, если фирма стремится к постоянному контролю за областью делопроизводства.

В первую очередь, делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления организации, либо предприятия. И от того, как тщательно был подобран алгоритм контроля и движения документооборота, полностью зависит функционирование абсолютно всей системы. Поэтому автоматизация делопроизводства связывается напрямую с пониманием его главнейших функций.

Что касается аудита делопроизводства, то он дает возможности овладеть проверенной информацией о фактическом уровне документального обеспечения управления, а также профессиональной компетенции всех работников фирмы. При этом аудит делопроизводства бывает как внеплановым, так и плановым.

Раз в год целесообразным является проведение аудита планового, ведь он важен в таких ситуациях, если же достоверность и актуальность информации позволяет в документах избежать санкций и штрафов. А внеплановый аудит проводят по инициативе службы управления документального обеспечения, либо по решению руководства компании. Необходим он в тех ситуациях, когда:• Была смена руководства;• Сменился сотрудник, который отвечает за делопроизводство на фирме;• Были изменены в компании нормативные акты, что относятся к делопроизводству.

В аудит делопроизводства входят такие этапы, как: подготовительный этап, этап непосредственного проведения аудита, подведение итогов и начало формирования отчетных документов, и в завершении, устранение замечаний и нареканий.

Внутренний аудит позволяет получить полноценную объективную оценку общего состояния делопроизводства на каком-либо предприятии, дабы в дальнейшем скорректировать все внутренние процессы и фактически, тем самым, избежать множества ошибок и неприятностей. Ведь практически в любой компании успехи во многом зависят от высокоэффективной работы сотрудников с документами.